Director's School BLOG

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圧倒的に仕事を効率化!デキる人は使っているスケジュール管理ツール3選

ビジネスにおけるスケジュール管理は仕事を成功させたいあなたにとって重要です。
スケジュールやタスク管理を疎かにしているとクライアントとの予定の見落としや、
納期遅れは勿論のこと、会社内での信用を失いかねません。
また、時間を有効的に活用できない人は自らの自由な時間を確保することも困難でしょう。
読書やエクササイズを含めた自己開発、創造的な活動に能動的ではない理由は
自由な時間がないからではないでしょうか? 

この記事ではスケジュール管理を簡単にかつ正確に実行することを手助けする
おすすめのスケジュール / タスク管理ツールをご紹介します。

スケジュール管理ツールを導入し、毎日の生活、ビジネスをより有意義なものに変えましょう。


そもそもスケジュール管理とは? 

「ビジネスマンにとってスケジュール管理は不可欠」なんてことは言葉として百も承知です。
では、毎日の生活を充実させたい皆様は「スケジュール管理」においてなにをすべきかご存知でしょうか? 

何事も定義や理由を知ることは継続的なアクションのために必要なことです。
まずはWikipediaをみましょう。

社会学の中では管理とは、組織の目的を効果的かつ能率的に達成するために組織そのものの維持や発展を図ることである。特に企業においては、企業の目的を達成し、企業活動を円滑にするために行われる諸活動をさす。これらの活動では人員、資金、物品、情報の4つの資源を重要視している。その資源を調達し適切に配分し、有効的に活用するために人事や財務制度などを整備する事、目的活動にかかわる企画や評価機能の充実などが管理の代表例とされる。

管理 - Wikipedia

要約すると
「管理とは目的を達成するため、日々の活動を円滑にするのを理由として行動すること」です。
つまり「なにを」「いつまでに」「どの方法で」「誰が」を明確にし「いつまでに」を主軸においたものがスケジュール管理といえるでしょう。 


スケジュール管理機能に欲しい5つの機能

スケジュール管理において何をしなくてはいけないかを知った皆様は次はスケジュール管理ができるツールを選定しないといけません。

ツール業界の流行りは無料トライアルです。沢山のリード獲得ができる無料トライアルですがツールを利用する立場からすると


「無料だし、とりあえずやっとけ〜」


という感じでついつい様々なツールを登録、ダウンロードしがちです。
そうならないためにもスケジュール管理ツールにはどのような機能があり、
自分にはどの機能が必要かを把握する必要があります。


まとめてみましたので確認していきましょう。


予定登録 / 管理

先述したように管理の先には目的があります。
スケジュール管理における目的「予定」です。

  • クライアントへのアポイント
  • 上司とのチームミーティング
  • 恵比寿で彼女との記念日デート
  • 趣味でやっているサッカーチームの試合

これらすべて「予定」です。
シンプルなデザインもそうですが何人かで予定が共有できる機能も欲しいですね。
中にはLINE等のチャットツールから予定を読み取り自動で登録してくれる
スグレモノもあります。


タスクの登録 / 優先順位の管理

予定を達成するためにすべきことがタスクです。
多くのスケジュール管理ツールではタスクを登録し、優先順位の高いものへ
色をつけたり、緊急性の高いものや納期が直近のものを通知する機能もあります。


ガントチャートでの視覚化

予定とタスクを登録しても視覚的にイケていないものならば、
見る気も失せますし、定着しません。
何よりも整理されていないスケジュール管理ではなにがなにか分からず、
管理もできず、本末転倒でしょう。
古き良き付箋でスケジュール管理をしようとしてる皆さん?
いつまで、机の上に貼り続けますか?


チャットによるコミュニケーションの一括化

予定までのタスクの進捗状況や予期せぬ新規タスクの発生など、
予定まで正しく導くためにには多くのコミュニケーションを、
複数人と重ねる必要があります。
手帳に予定やタスクを登録していると予定毎に担当者へ
コミュニケーションを取ることになります。


「あ〜、あの人はLINE持ってないからメールか電話だな。。」


このようなは経験ありませんか?

スケジュール管理ツールにはチャット機能が搭載されています。
予定ごとに一元化されたチャット機能でディスコミュニケーションを未然に防ぎ、
ストレスフルなディレクションライフを送りましょう。


工数管理(マイルストーン)を管理する機能

予定に向けてタスクの進捗状況は気になるものです。
そのときに、どのタスクがどこまで進んでいるのかを把握すれば
ディレクターも一安心です。

「ここまできたら20%達成」

という風に進捗状況において進捗率を図るものを
「マイルストーン」と言います。


予定とタスクを登録すればマイルストーンを自動で設定するものもあれば、
マイルストーンを独自で編集する機能もあります。
予実管理を実施してより効率的に物事を進めるためにはどうするべきかの
基準にもなります。


スケジュール管理ツール一覧

ここまでの情報を手にした皆様は今の課題に応じてどのツールを選べばいいか、
正しく判断できることでしょう。


それではおまたせしました。
スケジュール管理に便利な機能を沢山備えたツールを厳選いたしました。
それぞれの特性や特徴、強み、料金などを比較できるようにしています。
是非とも参考にしてください。



Torello:タスク管理をボードで表示


Trello(トレロ)の詳細画像


Torelloはアプリ版もリリースされてるスケジュール / タスク管理ツールです。
タスクを付箋のように直感的に登録することができます。
また、登録したタスクに対してスケジュールやマイルストーンを
設定することもできます。
有料版になればチャット機能やガントチャートの機能も利用できます。
視覚的で直感的なスケジュール / タスク管理機能が多くのユーザーに愛されてます。

料金

基本無料。
有料プランもあるが無料プランで十分なパフォーマンスが期待できます。


主な機能

タスク管理 / スケジュール管理 / コミュニケーション / ファイル共有 /


Googleカレンダー:シンプルで手軽なスケジュール管理ツール

Googleが提供するスケジュール管理ツール。
Googleのアカウントを持っていればすぐに利用できることや、
アプリ版が提供されていることから手軽なことで有名です。
手軽なだけでなく、複数人とのスケジュール共有やメモ機能など、
細かで痒いところに手が届く仕様となっています。
なにから始めようか迷えばこれからスタートするのも良いかもしれません。

料金

無料

主な機能

スケジュール管理 / タスク管理 / メンバー共有 / プライバシー設定


Time Tree

モバイル端末でのアプリ版のみの提供。
メンバーを選定しグループを作成。グループごとに予定を登録することができる
スケジュール管理ツールです。
合計200名までグループに登録することが可能で予定ごとにコミュニケーションを
図ることができます。
予定を元にディスカッションできるので変な気を遣うことなく、
日程の再調整、タスクの進捗確認を実行できます。


料金

無料

主な機能

スケジュール管理機能 / グループ登録 / コミュニケーション


まとめ

いかがだったでしょうか?
スケジュール管理ツールと言っても予定、タスク、コミュニケーション、それぞれの強みをもつツールがございます。

今回、ご紹介したのはあくまでツールであり手段です。
ツールを使ってばかりでは仕事やタスクは増える一方で最適化されません。

大切なのは自分にあったツールを見つけ、使いこなすこと。
そして、継続して使い続けることです。
手帳は一年間使い続けますよね?
スケジュール管理ツールも同じように使い続けることでわかることもあります。


時間が最適化され、皆様の人生が豊かになるよう、祈ってますね。

岡本周作(おかもとしゅうさく)

岡本周作(おかもとしゅうさく)

1997年9月生まれ。AdFlow事業部マーケティングチームのリーダー。 高校在学時よりWEBマーケティング事業を展開。 幼き頃よりSEOに従事しているため親の顔より被リンク見てます。

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