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フォルダやファイルを整理するコツと注意点|探す時間の無駄

ファイルやフォルダの命名規則や管理の仕方など、特に新入社員の頃に研修はなく、社内でも統一されていないケースがほとんどではないでしょうか。しかも部下や同僚が辞めてしまったら、引継ぎはしたものの、必要なファイルがどこに何があるかさっぱり。探すことに一苦労している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ファイルやフォルダ整理のコツや整理する時に見落としがちな注意点をご紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.ファイル・フォルダとは? 
    1. 1.1.ファイル単位でできること
    2. 1.2.ファイルの種類
  2. 2.フォルダを整理するコツ
    1. 2.1.フォルダ名に2桁の半角数字を入れる
  3. 3.ファイルを整理するコツ
    1. 3.1.ファイル名に6桁の日付を入れる
      1. 3.1.1.先祖返りとは?
  4. 4.ファイル・フォルダの注意点
    1. 4.1.メールの添付ファイルをダウンロードしたままにしない
    2. 4.2.ファイルやフォルダを整理する作業って本当に必要なの?
  5. 5.フォルダやファイル管理に時間をかけたくない方は必見!

ファイル・フォルダとは? 

普段当たり前のように使っている言葉ですが、定義すると、どうでしょうか。 

ファイルは、データそのものです。データファイル、プログラムファイル、システムファイルなどがあります。フォルダは、ファイルを収容するものです。

ファイル・・データ

フォルダ・・ファイルの入れ物

参照:パソコン初心者講座

ファイル単位でできること

読み込み/書き込み、削除、コピー、移動などの操作ができます。

ファイルの種類

ファイルには、ファイル名とファイルの種類を表す拡張子が付きます。テキストや数値、画像や動画、サウンド、プログラムなどパソコンで扱えるすべてのデータは、ファイルとして記録できます。
拡張子の例:jpeg, jpg, gif, png, pdf, mp4, m4v, ai, psd, eps, tiff, docx, xlsx, pptx


フォルダを整理するコツ

フォルダ名に2桁の半角数字を入れる



上記のように、ファイル名の前に01〜09,10〜19のように半角数字をいれます
もし追加でフォルダを入れても、フォルダの順番が変わらないので、フォルダの位置が固定され、フォルダを探すことがなくなります。
例えば、トランプで、神経衰弱をした時、シャッフルされると、トランプの位置が分からなくなってしまいますよね。フォルダを追加したい場合も10,11,12〜、20,21,22など、十の位で調整でき、順番がバラバラになることはありません!



他にも半角数字ではなく、フォルダ名の頭文字のアルファベットa〜zのなどを使い、表きすることで、「h」と入力すれば、すぐに欲しいフォルダに遷移できます。しかしながら、他のメンバーと共有フォルダであれば、他のメンバーがフォルダ名を覚えていることはなく、ショートカットの良さは、それほど効果を発揮しないでしょう。
さらに、別のフォルダを追加した時には、順番も変わってしまい、わかりづらくなってしまいます。

慣れたフォルダの順番であれば、見やすいし、探しやすいので、数字の方が良いでしょう。


ファイルを整理するコツ

ファイル名に6桁の日付を入れる



上図のように、西暦の下2桁、日付4桁の数字をファイル名の先頭に入れ、統一することで、格段に見やすくなります。時系列に並ぶことで、最新版がどのファイルか見つけやすくなります。

しかし、納品ファイルは同じフォルダに入れてはいけません。例えば、“修正してみたけど、やはり前の稿の方が良かった”など、納品ファイルが最新ではない場合もあり得るため、日付が最後のファイル(最新版)が納品ファイルとは限りません。

最終、納品ファイルは、納品ファイルのフォルダを作成し、そこに格納すれば、誰が見ても、納品ファイルだと分かるでしょう。

また、ファイル名に、最終版などの表記はしてはいけません。先程もお伝えいたしましたが、最終版が納品ファイルとは限りません。
もし他の人が見た時に、納品したいファイルを間違えて送ってしまいます。先祖返りも起こしてしまいかねません。


先祖返りとは?


ファイル・フォルダの注意点

メールの添付ファイルをダウンロードしたままにしない

ダウンロードした、あのファイルってどこだっけ?PC内フォルダを探しても見つからない!もう一度メールから探して、ダウンロードしようと思っても、そのメールが見つからない!別の宛先メンバーに転送してもらったり、送信者に再度送ってもらうよう依頼するという状況になった方も多いのでは?
ダウンロードに時間がかかるファイルなら、なおさら時間の無駄ですね。
しっかりファイルをフォルダに整理していれば、時間のロスにはならないはず。


ファイルやフォルダを整理する作業って本当に必要なの?

そもそもファイルやフォルダを整理する作業が必要なければ、時間の無駄だと思いませんか?

メールやチャットに添付されているファイルをダウンロードして、フォルダやファイル名を付けて、フォルダ内に格納する時間を計算してみたところ、大体1分かかりました。もし1日にファイルが30個あったら、30分かかるということ。1ヶ月では10時間になり、相当時間ロスですね。

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またメールやチャットからファイルを切り離して、共有フォルダや、Googleドライブ、Dropboxなどのストレージにアップすると、ファイルの拡張子、容量、サイズ、寸法、作成・更新日時、作成・更新者の情報は残りますが、誰から貰ったのか、いつ貰ったのか、なぜ貰ったのかなどの5W1H情報は失われ、その情報をを探してしまいます。結局、フォルダを整理したとしても、どのような経緯だったのか、誰が制作したのか、分からなくなってしまいます。


フォルダやファイル管理に時間をかけたくない方は必見!

フォルダやファイル整理や管理に時間をかけて、クリエイティブな仕事がおろそかになってしまうのは、本末転倒です。そんな方は必見のツールをご紹介いたします。

整理・共有・検索の作業を効率化する制作管理ツール「AdFlow」です。



機能としては、下記になります。

  • チャットの添付ファイルも自動的に整理される
  • 案件毎にファイルが整理される
  • ファイルをアップするだけ初稿から最新稿が整理される
  • サムネイル化されるので、ファイルを開かずに、中身(内容)がわかる
  • 修正・校正のお戻しファイルも自動で整理される
  • 必要なメンバー、関係者にのみ共有できる

このツールを使えば、もうファイルやフォルダを整理したり、探したりすることはありません。


詳細の資料はダウンロードできます。こちらから

嶋田友樹

嶋田友樹

化粧品メーカーの広報PRとして新卒入社。販促と認知拡大を目的にWEBサイト、イベントのディレクション業務、企画立案実行に従事。その後2018年に株式会社クリエイターズマッチへWEBマーケッターとして入社。WEBマーケティングの戦略立案から実行までを担当。半年間でWEB経由のリード獲得数を3倍に成長させるなど短期間でかつ限られたリソースで成果を出すことを得意としてます。