案件・制作物の進行の見える化で抜け・漏れ・ミスとは無縁の環境に

ナレッジの蓄積・共有が、現場の働き方改革だけでなく、採用や教育、クライアントへの安心材料にもつながる

株式会社いつも.
ネットショップ領域において、Webからの集客・販売・ECのコンサルの一貫した支援とサービスを提供している。

interviewee
望月 智之 様(左):取締役 副社長
会社全体のサービス・経営を管轄

大内 俊博 様(右):エンタープライズ事業部 運用受託チーム グループマネージャー
バナーやLPの作成、サイト更新、商品の登録、商品ページ作成、サイト運用に関わる全般的なサービス代行(AdFlowをメインでご使用)

<Introduction>

AdFlowをご導入いただいてから、まだ3ヶ月という導入初期フェーズの株式会社いつも.様にAdFlowの導入前の課題や背景、決め手、効果などを「経営側からの視点」「制作現場からの視点」の両方を伺いました。*取材日2019年7月5日

目次

ー 導入前 ー

AdFlow導入前の問題・課題

ーEC初期構築だけではなく、運用に入ってからの支援を一貫して取り組まれている中で、AdFlowの必要性を感じた背景、導入前の課題や問題点を教えてください。

①依頼数が多く、見落としや完了の確認がとりにくい

 大内氏:導入前はスプレッドシートの依頼管理表とチャットワークでの依頼指示で運用していました。
案件ごとに依頼の部屋を分けて対応はしていましたが、一案件でバナーやLP、イベントなど複数の制作依頼が走ったり、何度もリバイス(修正)が入ったりすると、一体どの案件のどの修正かが分かりづらく、修正指示の見落としやタスクとしての管理がとても難しい状態でした。
『それはどの案件のどの作業の修正依頼で、いつチャットしました?』みたいな確認があり、コミュニケーションに多くの時間がかかっていました。
依頼者もお客様がOKを出した時点でチャットで返信しないこともあり、その制作依頼がどこで完了したかも分からなくなってしまうこともありました。

ーメールをひっくり返して探すということに時間を使われていましたか?

大内氏:そうですね。メールもそうですし、チャットワークも遡ったりすることは難しかったですし、相当時間がかかっていました。

ー望月さんの立場からの問題点はどのようにご覧になられていましたか?

望月氏:弊社はお客様企業の売上を上げるサポートをするマーケティング支援会社ですが、お取引先の社長直下でプロジェクトを担当する中で、いかに業務的ミスを減らすかということが重要なテーマになってきます。
弊社はお取引先約9000社超とのやり取りがありますが、同業他社と比べてもミスは相当少ない会社であると自負しております。

 それは、一般的にここまでやるのかと思うほどの細かい業務フローのチェックや情報の整理など、管理・監視者を入れて取り組むといったことを突き詰めている会社であるからです。

その中で、大内の所属するサイト運用受託チームにおいては、いかに制作業務やお取引先からお預かりするデジタル素材を効率的に管理するかということがテーマにありました。

ー今体制としては制作のスタッフは何名くらいですか?

望月氏:弊社は総勢170名程度のスタッフですが、大内所属のサイト運用受託チームとしては50名くらいで、デザイン部門も合わせると、80〜90名になります。年間を通して多くの人材を採用しているため、いかに早期に戦力化するかが重要なテーマの一つです。

ー運用受託で90名ですか、さすがですね。しかしそれだけ多くスタッフを抱えていらっしゃると、一人当たりの量も多いでしょうし、会社全体としても、相当なボリュームになると想定されますので、ご導入いただけたのも納得いたします。(笑)
他にはどんな課題がありましたか?

②ナレッジの共有がスムーズではない

大内氏:弊社は楽天出展企業へのサポートも多いのですが、スーパーセールなどのイベントものはもちろん、母の日や季節ごとのイベント施策など、多くのお客様に共通している制作物が多くあります。その場合、過去に効果の良かったデザインなどを共有したり参考にしたりするのですが、どの案件でどの施策をやったかは担当者にしか分からないことが多かったので「聞く」「探す」ことにとても多くの時間がかかっていました。ナレッジの共有がスムーズではなかったんですよね。 

ーなるほど。クライアントを横断したりして、クリエイティブを参考にすることはよくありますよね。またクリエイティブだけではなく、その制作過程の振り返りについて課題はございましたか?

③最終稿が分からない

大内氏:クライアント、案件ごとの制作物は社内サーバーに元データを蓄積しているのですが、ファイルの命名規則なども日々変わっていってしまい、改変が多くある場合にはどれが最終稿なのかわからなくなってしまい、何度もファイルを開いて確認する必要がありました。最終デザイン自体もサイトから一度削除したものだと、元データを見てもどれが最後のデザインだったか確認が難しいものもありました。 

④制作経緯が分からない

大内氏:同一クライアントで新しいデザインを制作する時には過去のデザインを参考にすることが多いのですが、これって、何でこんなデザインになったんだっけ?となることがあります。お客様によってはブランドレギュレーションがあったり、その案件ごとの決まり事などもあるので、過去の制作物ではなく制作経緯を確認する必要があります。その時に、チャットワークで過去の依頼をさかのぼるのですが、なかなか目的の内容までたどりつかなかったり、他の依頼と混じっているので分かりずらいところがありました。 

AdFlow導入の決め手

ーAdFlowを導入しようと思われた決め手は何ですか?

大内氏:やはりプロジェクトだけでなくクリエイティブまで管理ができるというところが決め手になりました。プロジェクト管理ツールは無料から有料までとても多くのツールが存在しますが、クリエイティブのバージョン管理までできるツールは他に見つけられませんでした。
実際、社内でもいろいろな管理ツールの導入は行っていましたが、クリエイティブとなると一味違うので、どのツールでも今ある制作チームの問題を解決するには至りませんでした。

Backlogなども利用経験もありますが、案件を横断して過去の制作物の確認や履歴を追うのはなかなか難しかったです。

望月氏:実は会社で資産を管理する取り組みは以前もトライしておりまして、最初に実施したのはイントラの整備でした。フォルダ名の規則をつけたりしましたが、プロジェクト期間を過ぎてから誰かがルールを破ると結局管理できなかったり、また制作物の事例サイトをクローズドで制作しましたが、データが溜まってくると検索する時間がかかっていましたので、このコストにおいて外部ツールを入れた方が全体的に安いという結論でした。

AdFlowに決めた理由は、ナレッジを蓄積・共有できる資産管理ツールとして使えるという判断をしたことと、現場を任せる大内がマネジメント及び現場自体の効率化ツールとして使えるという判断をしたためです。働き方改革ツールとしての期待を持って導入しました。

AdFlow導入はスムーズに行えたか?

ー導入されて3ヶ月経ちますが、導入はスムーズに行えましたか?

大内氏:思っていたよりスムーズに進めることができました。弊社での導入範囲はお客様は対象とせず、社内の依頼者と作業者のやり取りがメインとしましたが、導入時に立ち上げサポートがあり、何回も来社していただいて初期構築部分の話し合いやレクチャーを行ってもらえました。

ツール自体は結構直感で使えるのであまり難しいことはないのですが、どちらかといえば、社内のルール策定部分に一番時間がかかりました。まず、案件の括りの設定、アドフロー上では広告主体という名称になるのですが、ここをどこまで大きな括りで設定するか、ラベルなどどこまで細かく管理するかなど、実際の運用に合わせて設定する必要がある部分を決めるのに少し時間がかかった印象です。

ただ、この辺も他社事例踏まえてベストな方法を教えてもらえるので、相談しながら進められましたし、運用後も追加変更ができるので問題はありませんでした。

部署内での導入ですが、各リーダーにレクチャーを行ったうえで、そこからメンバーに落としていく方法で導入しました。管理者の立場から言うと、もっと不満やめんどくさいという声が上がるかなと思っていたのですが、ちょっと驚くほど普通に導入が進み、特に不満とかが上がらず逆に不安です。

在宅デザイナーなどにも利用してもらっているのですが、簡単なレクチャーだけ行って、そのまま使ってもらっているのですが、特に問題ない。という状態です。

ー概ねスムーズに行ったとのことですが、多少なりとも時間を要したような部分はありますか?

大内氏:今回の導入方法として、約90名の部隊に一気にAdFlow導入するのではなく、案件ごとに順番に導入していきました。その中で、各案件の「一回目の依頼」がなかなか踏ん切りがつかないというか、チームによって忙しさもあるのですが、めんどくさい気がするから今はちょっとまだやりたくない。という意識が入ってしまい、すぐに導入しないチームもありました。

実際、一回やってしまえば、今までと同じように依頼できる上に、そのあとの作業が楽になるのでまったく問題はなかったのですが、一回目、一歩目のところで躊躇してしまうメンバーを動かすのは少し時間がかかりました。

ーなるほど。確かに使い始めの第一歩は皆さん工夫されていますね。多くの導入企業では御社と同じように一回使ってしまえば二回目以降の案件依頼などがテンプレートを使って半自動化できる点などを現場メリットに挙げていらっしゃるようです。
望月さんにはAdFlow導入のスムーズさや難しさは届いていましたか?

望月氏:私はどちらかというと、しっかり使えているかが気になっていたので、都度大内に確認をして「問題ない」ということだったので、安心していました。

ーありがとうございます。お墨付きをいただきました。(笑)

【案件オーダーのイメージ】
一度依頼すると、次からテンプレート化でき、コピーして使える

ー 導入後 ー

AdFlow導入の効果

ーAdFlowを導入して解決した点や、最初想定していなかった副次的な効果もあれば、教えてください。

大内氏:まずは、依頼の管理が楽になりましたね

特に作業者(デザイナー)側では、自分が持っている依頼数やその内容、期限というのが簡単に見れますし、依頼者確認中やデザイナー修正中などのステータスも確認できますので、案件の抜け・漏れ・ミスとは無縁の環境になりました。案件の動きが鈍くなったり止まったままになったりすることが無い用意環境ができたことは、マネジメントする側の者にとってはより安心してお客様にサービスが提供できます。

また、ステータスが完了したことも分かったり、A案B案両方出したときにどれが採用されたかなども、AdFlow上で分かるようになりました。結果、次はこういう風なデザインにしようなどナレッジを溜めれるようになり、デザイナー側からも喜ばれました

制作物のやり取りなども、依頼ごとにスレッドが分かれているので、どういうやり取りがあって、今どんな依頼を受けているのかがすぐに分かるようになりました。これは依頼者も振り返りやすくとても助かっています。

副次的な効果については、管理者の立場の私が案件ごとの工数管理なども行っており、メンバーによっては依頼作業などに多くの時間を使っている場合があります。

その時に「どこに時間がかかっているのか」「デザインの工数が多い案件では何が起きているのか」「指示が良くなかった」「やり取りが分かりにくかった」などいろいろな問題を確認するときにも、簡単にやり取りや制作指示の確認ができるようになったので問題の切り分けがやりやすくなりました。

今まではチャットで一つ一つ振り返っていたので、ここは管理者として導入効果を感じられる部分でしたね。

ーマネジメントをしっかりされていらっしゃるからこそのご意見ですね。AdFlowの効果を感じていただけて、嬉しく思います。

【メッセージ イメージ】

複数のスレッドを分けて、チャットができる

ー他にはいかがですか?

大内氏:今までは、各チャットを目検で追って、どんなやり取りしているか、どんな制作物が上がっているのかをチェックしていました。ただ、チャットベースで追っていくので、全てを見るのにはとても時間がかかり、気になったデザインをチェックするにもどれが最終稿なのか確認するのにも時間がかかっていました。

AdFlowにまとめることで最終デザインの確認は簡単になりましたし、気になった案件についてはデザイナーとのやり取りや経緯など簡単に振り返れるようになりました

ー工数削減ではどういうところに効果を感じていただけましたか?

大内氏:タグ(ラベル)を設定したことで、イベントごとに過去の制作物を案件毎に横断して検索できるので、過去の制作物、効果などをわざわざ資料に作って担当者を集めて打合せすることもなくなりました。

また、過去の制作物など修正が入ったときに古いものなどは社内サーバーに元データを蓄積していたのですが、担当者が変わったりファイルの命名規則なども変わったりするとどこの階層のどのファイルが最終稿なのか分からなくなってしまい何度もファイルを開いて確認する必要がありました。

AdFlowでは最終稿がすぐに分かるので、”ファイルを探すことがなくなる”という工数削減が大きいですね。

【ライブラリのラベル管理イメージ】
ラベルを登録しておくと、クライアントや過去の制作物を横断して検索できる

ー望月さんの立場でのAdFlowの効果を教えてください。

望月氏:優秀な人材を多く採用していかなければいけない中で、デザイナーが夜遅くまで働いているケースが多いと思いますが、弊社は早く帰社できるように環境を整備しています。ですので採用面接時には『普通の制作会社では使っていないナレッジ共有されている管理ツールを入れているので、業務や情報を早くキャッチアップできて残業なども少なく済みますよ』というトークを織り交ぜて弊社のPRのポイントに活用させてもらっています。ですので、私としてはAdFlowは現場の働き方改革だけでなく、採用と教育にも効果があるなという印象です。

またこれだけ広く実績のあるAdFlowを利用して制作管理しているということは効率的な案件管理が行えているということへの証明にもなりますので、お客様に対しても営業が“無駄な作業工数を請求しない”安心材料の一つとして使っています。

ー 今 後 ー

今後のAdFlowへの期待

ーAdFlowに期待したいことは何ですか?

大内氏:一つはチャットワークとの連携ですね。案件ごとのやり取りでメールは飛ぶのですが、弊社では社内やりとりのメインがチャットワークになるので、チャットワークとの連携が入ることで、さらに使い勝手が良くなると思います。

ーチャットワークやスラックとの連携は今後開発要件として着手するので、期待しててください。望月さんはいかがですか?

望月氏:運用でカバーできる部分もありますが、クリエイティブのルールがしっかりしている時に、承認権限などの機能的なワークフローが使えるようになるといいですね。

ーありがとうございます。承認機能はありますが少しライトに作っているので今後の開発の参考にさせていただきます。

AdFlowをご検討頂いている方へ

ーAdFlowをご検討頂いている方へ、一言頂けますか?

大内氏:ツールの導入は、費用や導入時の作業コスト、メンバーへのレクチャーなど、なかなか難しいことも多いと思います。導入時に現場にも多くの協力とパワーを割いてもらう必要があります。ただ、導入することによるメリットはそれ以上のものになるので、同じような悩みを抱えている皆さんはぜひ導入を検討することをお勧めします。

望月氏:ツール導入において、弊社はある程度役員やトップクラスで決めますが、予算というよりも働き方改革で決めましたので、その働き方改革で悩んでいる役員、トップの人がいたら、オススメですね。

ー今回は貴重なご意見、ご感想を頂き、ありがとうございました。頂いたご意見も基に、より多くのご要望にお応えできるようサービス改善に取り組んでまいります。今後のAdFlowにも、ぜひご期待くださいませ。本日は、本当にありがとうございました。

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