INTERVIEW

株式会社シップス

メールのやりとりやスケジュール登録などをAdFlow上で完結した結果、課題の情報共有が大きく改善

株式会社シップス販売促進部 部長 木島 康弘さま(右)、副部長 高梨 勝央さま(左)

ビジネスウェアからカジュアルウェア、子供服まで幅広い分野を取り扱う衣料品の小売業。
現在、日本各地に80(2015年12月1日現在)の直営店を持ち、SHIPS、SHIPS JET BLUEをはじめとする6ブランドを展開。

公式HP:http://www.shipsltd.co.jp/

AdFlowを全国店舗を含む全社で導入
シップス流カスタマイズで社内ルールを徹底

(カスタマイズは、専用サーバープランのみです。)

責任の所在が曖昧、社内共有にも問題が。長年抱えてきた課題が、ここ数年で一気に膨らんだ

AdFlowを進行管理ツールとして導入し、利用者全員が使いやすいルールづくりを

カスタマイズしたAdFlowが共有資産に!
進行管理ツールとしても、情報共有ツールとしても進化させていきたい

ー 課 題 ー

責任の所在が曖昧、社内共有にも問題が。長年抱えてきた課題が、ここ数年で一気に膨らんだ

日本全国で80の直営店を展開する株式会社シップスでは、WEBをはじめ、店頭掲載用のポスターやPOP、それに付随するフライヤーやDM、ノベルティを活用した販促活動を行っている。こうした業務を統括する販売促進部は、長年、各部署から届く申請書をもとに制作を行ってきた。手渡しされることもあれば、メールで届くこともあるというこの申請書こそが、販促活動を統括する人々を悩ませてきた。
現在のファッション業界では、顧客層のニーズに合わせてフェアを開催しなければ、売上が上がりにくくなってきている。そうした世の中の流れとオンライン通販の需要の増大から、販売促進部が手がける制作物の数は年々増え続けていた。それにつれて、“言った言わない”の水掛け論が生まれたり、責任の所在がわからず作業が滞るといった問題が浮上。フローを見直し、新しいルールを設けてはみたものの、そこに参加する社員たちの温度差を縮めることができず、溝は深まる一方だった。
社内共有面にも課題は山積みしていた。過去のクリエイティブを参照する必要があるとき、AdFlow導入以前はサーバ内を検索していたが、異動などの理由で担当者が変わってしまうと、誰も探し出せなくなってしまう。販売促進部では、案件数が増えるごとに膨らみ続けるこうした課題に頭を抱えてきたのだという。
ここでは、AdFlowの導入によって得られた効果や今後の方針について、販売促進部を総括する部長・木島康弘さん、副部長・高梨勝央さんのお二人に、プロデューサーとしての立場から語っていただいた。

ー 解 決 ー

AdFlowを進行管理ツールとして導入し、利用者全員が使いやすいルールづくりを

▶AdFlow導入の決め手を教えてください。

木島:シップスの競合にあたるユナイテッドアローズさんがAdFlowという進行管理システムを導入されたという新聞記事を見つけて、直接ユナイテッドアローズさんに話を聞きにいったんです。
その際にうかがったメリットのなかで、まず「社内の制作物の情報共有ができる」という点に魅力を感じました。メールでもCCを入れてしまえば、理論上は共有可能なのですが、これまでは誰が見ているのか、どこで止まっているのかということが確認できませんでした。
AdFlowを使えばこの部分が改善され、効率化が図れるということを具体例を挙げてご説明いただけたので、これは……!! と思いました。

▶社内共有と効率化。そこに重点を置いたということですね。

木島:最初はそうですね。案件数が増えてきたものの、共有ができていないために効率が上がらず、全部をこなすことができずにいました。ここで効率を上げることができれば、単純にたくさんの件数をこなせます。たくさんの件数をこなすことができれば、微増なれども売上ベースを上げることができますから。

▶現在157のアカウントをご利用いただいていますが、全員で情報を共有されているのでしょうか。

高梨:弊社では、一部店舗を除くショップの店長、エリアマネージャー、バイヤー、販売促進部には1人1アカウント、その他各部門ごとに1アカウントずつ割り当て、計157のアカウントを使ってAdFlowを運用しております。157名全員で情報共有しているというよりは、最終確認ができる責任者一人ひとりにアカウントを発行している状況ですね。

▶シップス様では、AdFlowをカスタマイズしてご利用いただいてますよね。

高梨:導入するにあたり、ルールづけをしやすいようところどころ改修していただきました。改修のポイントは2つに集約されます。木島や私たち、販売促進部の仕事を統括する側が使いやすいこと。そして、デザイナーや店長などの実際に使用している人たちが納得して使えること。私たちには、なくてはならない進行管理ツールとして重宝しています。

▶制作全体を総括するプロデュース業務をスムーズに進めるための“進行管理ツール”という意味ですね。

高梨:そういうことです。何を導入するにしても、ルールが大切だと私は思うんですね。しかしこれまでは、どんなにルールづけをしても、「見落としていました」「見ていませんでした」という報告がありました。1台のPCを複数名で共有しているショップ内では、誰かがメールを開いてしまうと既読になってしまいますから、見落としはあり得ます。かといって、見落としを回避するために複数のツールを使い分けるようルールづけることは、使う側にとって負担になってしまう。そういった問題を鑑み、さらにこれまであったルールを見直したとき、AdFlow導入はいい機会だったと思います。使ってくれる人たちに「このルールを一斉に受け入れましょう」とお願いする代わりに、メールによるやりとりやスケジュール登録など、これまで何工程かに分けて行っていたことをAdFlow上で完結できるようにした結果、課題となっていた情報共有という部分は改善に向かったと思います。

▶AdFlow導入によって、新しいルールは浸透しましたか?

高梨:AdFlow導入から半年が過ぎ、ルールはいい具合に浸透してきたと思います。制作物の申請はエリアマネージャーが出し、社内のデザイナーが制作、実際にフェアを行う店舗の店長ほか関係者が確認をするという流れで進めておりますが、以前に比べるとスムーズに進行するようになりました。結果的に、こなせる案件数も増えてきましたね。

ー 展 望 ー

カスタマイズしたAdFlowが共有資産に!
進行管理ツールとしても、情報共有ツールとしても進化させていきたい

▶AdFlowのどのようなところに可能性や伸び代を感じていらっしゃいますか?

木島:過去の制作物を登録・一覧化できるライブラリ機能も魅力ですね。AdFlow上で、「この案件の結果はどうだったか」がアカウントを持つ社員なら誰でも一目でわかるんですよね。これは正解でした。たとえば、各店舗の店長はライブラリを閲覧することで、「このフェアは数字がよかったから、ウチの店でもやりたい」などと過去の例を参考に売上アップの策を練ることができます。制作側にとっても、数字がよかった案件のデザインテイストが参考になるはずです。進行管理ツールとしてはもちろんですが、このような情報共有ツールとしての側面にも期待したいですね。

▶AdFlowにご要望があれば、教えてください。

木島:新しいルールが浸透したとはいえ、使う側も慣れてきたのか、とりあえずとばかりに内容が固まらないまま依頼してくるケースが出てきているのも事実です。ですから、運用する側としては今後も少しずつ改修を加えて慣れから生じる暗黙のルールを消し、ほどよい緊張感を保ちつつ、さらに使いやすいものへとブラッシュアップしていきたいと思います。

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