AdFlow導入による効果

ー AdFlowをどのような業務に活用していますか？

森口：レストランのチラシやディナーショーの販促物、館内の看板やメニュー、エントランスの迎え花や絨毯のデザインまで、印刷物も立体物も含めてデザイン室が手掛ける制作物の全般です。依頼元は宿泊・レストラン・イベントの各販売促進担当者で、担当者がAdFlow上で起票し、デザイン室のスタッフが形にして数回の校正を重ねます。館内に入る施工業者との展示物のやりとりも、AdFlowを介して制作会社と進めています。

岩田：私自身は、受注者として依頼を受けてデータを送る場面もあれば、デザイナーへ依頼する依頼元の立場の場合もあり、全体的な業務に活用しています。

ー 導入によってどのような効果がありましたか。

森口：最も変わったのは修正指示です。チラシや冊子のように紙で仕上げる制作物は校正の往復が多く、以前は依頼元に手書きで書いてもらい、スキャンして送ってもらっていました。そのため文字が読み取れないことや、修正意図が伝わらないことも少なくありません。

AdFlowの指示出し機能で該当箇所へ直接書き込めるようになり、指示の内容も意図も正確に汲み取れます。確認のやりとりが減り、制作時間の短縮につながりました。

岩田：依頼の受け方そのものも変わりました。必要な情報が揃わないまま届き、そのたびに確認へ出向くことも珍しくなかったのです。AdFlowでの起票に統一してからは、納期や使用する写真を依頼の時点で記入してもらえます。「何を伝えればよいか分からない」という依頼元には、起票の項目が指針になっているようです。

森口：過去の制作物が蓄積される点も役立っています。昨年と同じテイストにするか一新するかを判断するには過去のものを確認する必要がありますが、かつては関係者への取り寄せ依頼から始めるため着手が遅れ、担当の方が辞めていて確認できないこともありました。今は検索ですぐに発見できるので、前年のデザインを前提に考えられ、リードタイムが短くなっています。

ー マネジメントの観点ではいかがでしょうか。

森口：案件の全体像をつかめるようになったことが、大きな変化として挙げられます。ステータスで案件が並ぶため、優先順位をその場で判断できますし、デザインスタッフ5名の誰が何の案件を抱えているかも一目で分かります。自分が担当していない案件もタイトルで検索できるようになり、知らないうちに制作が進行しているということもなくなりました。

AdFlow上で進行状況や処理速度を並列して把握できるようになったことで、各デザイナーが得意とする制作物が明確になりました。これにより、得意分野に応じた案件の割り振りや、特定メンバーへの負荷の偏りを防ぐ適切なタスク分配が可能になりました。

ー 冊子の制作でも活用されているとうかがいました。

濱川：ニューオータニクラブに入会いただいている会員へ2カ月に1回お届けしている冊子の制作で活用しています。この冊子でAdFlowを使いはじめたのは、導入から3年ほど経ってからでした。ページ数が多く、原稿に関わる関係者も40名ほどいるため、一人ひとりから原稿を集めて内容を構成し、デザイナーへ渡すまでを1つの画面で完結できることは、大きな助けになっています。

次の目標は、この運用を地方の拠点まで広げることです。地方のスタッフからの修正は紙やPDFで届きます。一方で制作会社との連絡はAdFlowに集約しているため、私が修正指示を入力し直す作業が発生してしまうのです。

関係者が等しく同じ画面を見られるようになれば、入れ直しの工程はなくなり、校了までのスピードも上げられるはずです。