既存の業務プロセスにおける問題

ー AdFlow導入前の業務プロセスにおいて、どのような課題を感じていましたか？

大栁：導入前は、紙を前提とした校正業務を行っていました。カタログを印刷し、社内の各グループや委託会社へ配布して回覧する運用だったため、印刷や配布、回覧に多くの時間がかかっていました。

また、回覧用の印刷費や紙代、保管コストも決して小さくなく、運用を見直す必要性があると感じていました

一部の部署や工程ではオンラインツールを試験的に導入していましたが、部署ごとに利用するサービスが異なっていたため、校正業務全体を一元管理できる状態ではなかったのです。使い勝手や料金面にも課題があり、本格的な運用には至っていませんでした。

DXを進めたいという思いはありましたが、長年続いてきた紙中心の運用が当たり前になっており、「紙でなければ校正できない」という固定観念も根強く残っていました。

AdFlow導入までの経緯

ー AdFlow導入時に、どのようなサービスを検討しましたか。

関：複数のサービスを比較し、機能や料金、サポート体制などを検討しました。その中でも、『AdFlow』を選んだ大きな理由のひとつがサポート体制です。単にツールを提供するだけでなく、導入後の運用まで一緒に伴走してくれそうだという安心感があり、それがAdFlowを選んだ決め手のひとつになりました。実際に導入後も、その印象どおり伴走いただき、安心して運用を進めることができています。

一方で、検討を進める中で感じたのは、「ツールを導入するだけでは課題は解決しない」ということでした。もともとの業務フロー自体が複雑だったため、そのままシステム化しても、複雑な運用が残ってしまいます。

そこで、まず各部署の担当者とともに校正業務全体の棚卸しを行いました。それぞれの役割や工程、締め切りを整理し、重複していた作業や煩雑なフローを見直すことで、タスクや業務プロセス自体をシンプルにしていきました。

そのうえで、AdFlowを一度にすべての工程へ導入するのではなく、工程ごとに段階的に展開しました。運用状況を確認しながら対象範囲を広げ、約1年をかけて導入を進めています。

40年来続いてきた紙中心の運用を変えることに対して、現場には不安や戸惑いもありました。そのため、導入担当の2人だけで進めるのではなく、実際に校正業務を行う現場の担当者に向けた説明会を2回開催しました。操作方法だけでなく、導入の目的や業務がどのように変わるのかを丁寧に共有し、現場の理解を得ながら進めていきました。