インタビュー

もうメール運用には戻れない！添付含めて案件毎に整理され、探す手間が激減！

共有ツール業務効率化素材管理

社名株式会社バンダイナムコアーツ
業種エンターテインメント

映像・音楽・ライブの３つの事業から成る、いつまでも心に残る優良なエンターテインメントを通して、ひとりでも多くの人に感動をお届けし、世界中の人々の心を豊かにしていくことを使命としています。

株式会社バンダイナムコアーツ
映像プロデュース本部　映像プロデュース統括部　パブリシティチーム
係長佐藤和子氏

リーダー中村瑛梨子氏

インタビューInterview

映像・音楽コンテンツの企画・制作・運用、アーティストの発掘・育成、ライブイベントのプロデュースなどを展開するバンダイナムコアーツ様。今回は、同社のレーベルのひとつであるエモーション＆バンダイビジュアルレーベルの映像作品情報サイトである「V-STORAGE（ビー・ストレージ）」の運用において、サイト内の記事コンテンツの制作進行を担当されている佐藤氏、中村氏に、AdFlow導入前の課題や背景、決め手、効果などを伺いました。

導入前の課題Problem

AdFlow導入前の問題・課題

ー佐藤様、中村様は御社映像作品の作品情報サイトである「V-STORAGE（ビー・ストレージ）」の運用担当で、メディア内の記事コンテンツの制作進行で主にAdFlowをご活用中と伺っていますが、AdFlow導入前にはどのような課題をお持ちでしたか？

佐藤：導入前は制作会社との間でやり取りされるメールが多く、その検索に多くの時間を使っていました。自分宛のメールであればまだ良いのですが、途中で違う案件のやり取りが始まることもあり、ccに入っているメールから情報を探すことは困難を極めました。弊社はフレックスタイム制を導入しているため、時間帯によって他のスタッフ案件をフォローする機会も多く、いよいよメールだけの制作進行管理は現実的ではない状況となっていました。

AdFlow導入の決め手

ーそのような中でどのようにしてAdFlowをお知りになり、ご採用へとつながったのでしょうか？

佐藤：AdFlowはSNS広告などでも良く見ていたので「そうそう、これこれ」とは思っていました。もともとは、社内の情報システム部に「大量のメールのやり取り・案件を管理できる良いツールが無いか」と相談をした所、候補の１つとして、AdFlowが挙がってきたのです。

候補が複数ある中で、「操作が簡単であること」と「メールの整理・共有に強いこと」の2点をポイントに検討しました。

その結果、AdFlowが最も簡単で、メール問題を解消できるイメージを持つことができましたので、採用となりました。

AdFlow導入までの過程

ー導入から定着まではスムーズに進みましたか？

佐藤：結果的には苦労もなくスムーズに進んだのですが、導入当初は誰もが本当に使いこなせるかが懸念事項でした。最近LINEを始めたような社員もいたのですが、AdFlowでのやり取りはメールよりも楽で便利になったと今では積極的に利用しています（笑）

中村：これはAdFlowが簡単だったこともありますが、最初にクリエイターズマッチさんからしっかり手厚いレクチャーがあったのも大きかったと思います。

導入による解決Solution

AdFlow導入の効果

ー導入後の効果について伺いたいのですが、いかがでしたでしょうか？

佐藤：メールのやり取りにかける時間が減ったことで、部署で担当している、社外メディアへのニュースリリースの作成・配信をはじめとした、パブリシティ業務にも、中村が多くの時間を充てることができるようになったことですね。

中村：私が導入効果として感じていることは、メールからAdFlowのメッセージ機能に変わったことで、制作進行上の手間が圧倒的に減ったことです。

先日、新規の制作会社との案件があり、久しぶりにメールを使ってみたのですが、手間がかかり非常にやりにくく感じました。まさしくその差を実感したばかりです。

AdFlowなら、まず案件を立ち上げる際の手間が大きく削減されます。よく依頼するような制作物は案件テンプレートを利用できますし、過去案件からのコピーもできます。

また、案件開始後のやり取りも、メールの場合は、返信するメールを探したり、「お世話になっております～」を入れて体裁を整えたり、添付ファイルをファイルサーバにアップロードしたり、手間が多いのですが、AdFlowではそれが一掃されますね。

ーなるほど。導入後にメール運用を体験されたことによりAdFlowの価値を改めて実感いただけたのですね。それ以外に効果や利便性を感じたられた点はありますか？

中村：制作物が存在しない更新作業などの案件にも利用できて助かっています。AdFlowは案件ごとにメッセージや添付ファイルが管理できますから、これだけでも利用価値は十分にあります。メールを一通一通開くのと違って、案件のメッセージ画面をスクロールするだけで、やり取りだけでなくファイルの流れも全て見えますからね。

案件ごとの引き継ぎについても、メールに比べてキャッチアップにかかる時間は圧倒的に減りました。

そして、案件を忘れることが無くなりました。以前はメールベースの案件管理で、たまに抜けが出てしまうこともありましたが、AdFlow導入後は、案件が一覧になり、公開日でソートをかけることもできますので、全体と期日が見える化して管理しやすくなりました。

使ってみたら便利に感じた機能は、素材の管理・共有ですね。素材の受け渡しが簡単で消えなくなりました。

ー素材が消えないとはどういう意味ですか？

佐藤：素材は容量が大きいものも多いので、以前はファイル共有サイト等を使っていました。これらは保持期間を過ぎると素材が削除されてしまうので“消える”と良く話していたのです。AdFlowは自ら消さない限り、素材も案件ごとに残るので、これは非常に便利だなと思いました。現に今では素材の在り処を聞かれることはほぼ無くなりました。

中村：ファイル共有サイトですと、フォルダ名やファイル名を付けてアップロードするのですが、整理が難しくテキスト情報では探すことが困難です。こうした問題を、AdFlowは案件単位でのファイル管理、そしてファイル形式に関わらず画像素材がサムネイル表示されるという、よりわかりやすい形で解決してくれました。

しかもメッセージのやり取りで添付した素材も自動的に案件のファイルコーナーに格納されますから大変便利です。別案件で同様の素材を使うことも多いので、案件単位で素材が管理されていると、再利用も非常にやりやすいことがわかりました。

もうメール運用には戻れません。AdFlowなしは想像できません！

今後への期待Future Outlook

AdFlowをご検討頂いている方へ

ー導入を検討されている方へ、アドバイスがあればお願いします。

中村：これまでお話してきたように自分でも気づかなかった悩みも多く解決されますので、是非ご検討されてはと思います！

佐藤：部署内で共有の必要がある案件を持っている場合には、進行状況をわかりやすく見える化できるのでおすすめです。働き方改革やテレワークという方向でも、使いやすいツールなのではないかと思います。

今後の展望があればお聞かせください。

－今後AdFlowを活用しての展開などあればお聞かせください。

中村：既に発表しているのですが、3月下旬に、V-STORAGEの“出張版”冊子「V-STORAGE”S”」を発行（※2020年3月21日発行済）します。こちらはまさにAdFlowで制作進行管理してできたものです。Webサイトだけでなく、今後もお客様により楽しんでいただけるものを様々な形で発信していくつもりです。そのときも、AdFlowを有効活用できればと思っています。

佐藤：部内にはアナログ的な作業もまだ残っているので、AdFlowを活用できるものがないか改めて見直し、作業の効率化を図って行きたいと思います。そして、生まれた時間を活用して、V-STORAGEがより一層、お客様にとって便利で楽しいサイトととなるよう、ブラッシュアップを図っていければと思っています。

－ファンを惹きつけ続ける御社のスタンスを伺えて勉強になりました。本日は貴重なお話をどうもありがとうございました！